Utilitaire GestMmn (Gestion des Mémonotices)

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L'utilitaire GESTMMN est nécessaire pour TOUS les envois de données au format MémoNotices
(dont l'extension est *.MMN) diffusés par le CRDP de Poitou-Charentes

1. Généralités

2.Installation

3.Utilisation de GestMmn pour les données reçues par  courrier électronique

4.Utilisation de GestMmn pour les données reçues par cédérom

5.Option : Sélectionner « par profil » les fichiers que l’on désire extraire

Comment utiliser votre profil ?

6.Finir manuellement l'installation de GestMmn

Télécharger GestMmn v 1.03 pour les écoles (premier degré) uniquement ;
Télécharger GestMmn v 1.03 pour tous les autres centres documentaires possesseurs de BCDI 3.
Télécharger GestMmn v 1.04 pour tous les autres centres documentaires possesseurs de BCDI Abonnement.

1.    Généralités

GESTMMN est un utilitaire permettant à un utilisateur de BCDI de gérer les envois des données MéMoFiches, MémoDocNet, Basécole, MémoElectre, MémoElectre Plus, Notices Kiosque Onisep, etc. diffusées par le CRDP de Poitou-Charentes.

Le principe en est simple :

Le CRDP de Poitou-Charentes fait parvenir à un utilisateur par cédérom ou par Internet un ou plusieurs fichiers « compressés » (pour limiter la taille du fichier expédié) contenant l’ensemble des données qu’il a acquises (un fichier compressé peut contenir un seul fichier ou plusieurs). Le fichier compressé porte toujours la même « extension » (les trois lettres après le point suivant le nom du fichier) .MMN (par exemple MMF01-06.MMN pour l’envoi 1 des MéMoFiches 2006). L’utilitaire GESTMMN va « gérer » ce fichier compressé : il suffira à l’utilisateur de cliquer sur le nom de ce fichier pour choisir :

- les données qu’il souhaite récupérer (toutes par défaut, par sélection manuelle ou par profil (un profil permet de sélectionner automatiquement les fichiers à extraire) en cas de besoin particulier) ;

- le format de données qui correspondant à sa version de BCDI (format DBF pour BCDI 2, format XML pour les autres versions de BCDI) ;

- de regrouper toutes les données dans un fichier unique (TOUTMMN) ou de les extraire en fichiers séparés.

Les paramètres de GESTMMN sont mémorisés : la première fois qu’on l’utilise, il convient de le paramétrer, les fois suivantes, c’est inutile.

2.    Installation

 

Test du bon fonctionnement de Gestmmn :


Attention !!! le jour où vous effectuerez votre mise à niveau de BCDI 2 vers une version plus récente de BCDI, vous devrez IMPERATIVEMENT modifier ces paramètres.

CAS 2, vous travaillez avec BCDI 3 :

CAS 3, vous travaillez avec l'abonnement BCDI  :

 

3.    Utilisation de GestMmn pour les données reçues par  courrier électronique

Vous venez de recevoir – via internet – un fichier joint avec une extension MMN, double-cliquez sur le nom de ce fichier, GestMmn se lance, affichant le contenu de ce fichier MMN :


 


Si vous souhaitez insérer l'ensemble des fichiers indiqués dans la colonne de gauche (c'est très souvent le cas des données envoyées par internet), cliquez sur le bouton " Tout "  qui permet, de sélectionner tous les fichiers en une seule fois.

Cliquez alors sur le bouton « Ok » qui est devenu accessible.


 


Un rapport s’affiche, vous indiquant « en clair »  le travail effectué.

Appuyez alors sur le bouton " Quitter " ; puis lancer BCDI :

Si vous ne souhaitez pas insérer tous les fichiers de la colonne de gauche, reportez-vous à la procédure cédérom indiquée ci-dessous.

4.    Utilisation de GestMmn pour les données reçues par cédérom

Vous venez de recevoir sur cédérom un fichier avec une extension MMN. Double-cliquez sur l'icone du fichier du mois qui vous intéresse ;

GestMmn se lance alors automatiquement, affichant le contenu de ce fichier MMN :


 


Pour sélectionner les fichiers indiqués dans la colonne de gauche, vous pouvez :

Remarquez le bouton « Tout » qui permet, de sélectionner tous les fichiers en une seule fois.

Pour « désélectionner » (corriger votre sélection), utilisez les mêmes possibilités (double-clic, etc.) depuis la fenêtre de droite (les fichiers sont « transportés » de la fenêtre de droite dans la fenêtre de gauche).


 


Cliquez alors sur le bouton « Ok » devenu accessible.


 


Un rapport s’affiche, vous indiquant « en clair »  le travail effectué.

Appuyez alors sur le bouton " Quitter " ; puis lancer BCDI :


5.    Option : Sélectionner « par profil » les fichiers que l’on désire extraire

Dans le répertoire c:\gestmn (voir chapitre I. Installation), un fichier « Revues.ini » a été copié, il s’agit de la liste des noms des fichiers MéMoFiches et « en clair » le nom des revues auxquelles ils correspondent :

(à titre d’exemple, début de ce fichier).

[REVUES]

60MILDEC=60 millions de consommateurs hors-série découverte

60MILEXP=60 millions de consommateurs hors-série expert

60MILLIO=60 millions de consommateurs

ACTICE=AC-TICE ACTICOM=Action commerciale

ALTERECO=Alternatives économiques

ALTERHS=Alternatives économiques hors-série

ALTERIHS=Alternatives internationales hors-série

ALTERINT=Alternatives internationales

APREDEM=Après-demain

ARGOS=Argos

ARKEO=Arkéo junior

BOUQUINE=Je bouquine

BT=BT

BT2NS=BT2. Nouvelle série

BTJ=BTJ

BXARTS=Beaux-arts magazine

CAHCINE=Cahiers du cinéma

CAHIERFR=Les Cahiers français

CAHPEDAG=Cahiers pédagogiques

Nota : chaque année, le CRDP de Poitou-Charentes vous propose un nouveau fichier Revues.ini prenant en compte d’éventuelles modifications (ajout ou suppression de revues).

Vous allez pouvoir, grâce à ce fichier, automatiser la sélection des fichiers à extraire du fichier MMN que vous recevez :


 


Remarquez le bouton « Tout » qui permet, de sélectionner tous les fichiers en une seule fois.

Pour « désélectionner » (corriger votre sélection), utilisez les mêmes possibilités (double-clic, etc.) depuis la fenêtre de droite (les fichiers sont « transportés » de la fenêtre de droite dans la fenêtre de gauche).


 


Votre sélection terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » : votre « Profil » est paramétré (si vous cherchez à quitter GestMmn sans sauvegarder votre profil, un message vous en avertit).

Cliquez ensuite sur l’onglet « Décompression ».

Comment utiliser votre profil ?

Lorsque vous recevrez un fichier MMN et que vous double-cliquerez sur son nom, GestMmn s’ouvrira, affichant la liste des fichiers contenus dans le fichier ayant une extension MMN.

Cliquez sur le bouton « Profil -> » (pas sur l’onglet portant le même nom…), les fichiers correspondant à votre sélection par profil (s’ils sont présents dans le fichier d’envoi) seront automatiquement sélectionnés (ils seront affichés dans la liste de droite), il ne vous restera plus qu’à cliquer sur « Ok ».

6.    Finir manuellement l'installation de GestMmn

Vous devez compléter l’installation pour automatiser le traitement des fichiers MMN :

-          Au moyen de l'explorateur de Windows, double-cliquez sur le fichier TestMmn.mmn, une fenêtre Windows s’ouvre :


 

-          Cliquez sur le bouton « Autre », une autre fenêtre s’ouvre :


 


-          Double-cliquez sur le nom « GestMmn.exe » (selon vos paramètres d’affichage, seul le nom « GestMmn » peut apparaître), vous retrouvez la première fenêtre : 


 


-          Dans la ligne « Description des fichiers ‘mmn’ » (sous Windows 2000, ceci n'est pas proposé), tapez « Fichiers MMN » ;

-          ATTENTION !!! si l’option « Toujours utiliser ce programme pour ouvrir ce fichier » n’est pas cochée, cochez-la ;

-            Cliquez sur le bouton « Ok », GestMMN se lance :