Comment "automatiser" le remplissage du champ Type Nature quand celui-ci n'a pas été renseigné à la saisie

 

Suite au passage à la version 1.90 de BCDI, dans mon interface de recherche usager BCDI2008collège, certaines notices ne sont jamais trouvées alors que le terme que je recherche est présent dans le titre :

Ce problème est dû au fait que pour certaines notices le champ Types Nature est vide. Or, dans l'écran de recherche usager Bcdi 2008 collège, seules les notices dont le champ "Types nature" est renseigné avec "Fiction" ou avec "Documentaire" sont trouvées. Les notices ayant "Autre" en Types nature, ne seront pas trouvées non plus.

 

 

Pour résoudre le problème, il va falloir donc falloir corriger votre base pour remplir le champ "Types nature".

1. Dans un premier temps, nous vous conseillons de supprimer la mention Autre du champ Types Nature

Vous pourrez ainsi renseigner ce champ avec Fiction ou Documentaire pour que les notices concernées puissent être trouvées à l'issue d'une recherche à l'aide de l'écran de recherche BCDI 2008 Collège.

Dans la fenêtre de changement par lot :

Nous allons ensuite essayer de trouver des "équations de recherche" permettant de "remplir" automatiquement avec les termes Fiction ou Documentaire le plus grand nombre de notices.

Les différentes manipulations décrites ci-dessous seront bien sûr non exhaustives et seront à adapter en fonction des différentes bases.

2. Nous vous proposons d'isoler tout ce qui est de la Fiction :

Il va donc falloir repérer les notices décrivant des documents fictionnels. Par exemple, pour les romans, le terme "roman" a pu être choisi dans le champ Nature, la cote peut commencer par "R" (pour les romans), "P" (pour les poésies), ...

Dans les exemples proposés ci-dessous, nous allons utiliser le champ Nature.

Dans la fenêtre de changement par lot :

Vous venez de corriger une première partie des notices. Recommencez le changement par lot sur le champ Types Nature (à remplir avec la mention Fiction) après les équations de recherche suivantes :

3. Traitement des documentaires :

Une fois les notices de fiction traitées, il faut repérer les documentaires ayant un champ "Types nature" vide. Voici plusieurs équations de recherche permettant de traiter les documentaires :

4. Traitement des vidéocassettes :

Les vidéocassettes doivent faire l'objet d'un traitement particulier en fonction du type de classement que vous avez adopté dans votre centre :

- si les vidéocassettes sont classées comme les autres supports en utilisant une classification décimale (Dewey ou CDU), les notices les concernant ne doivent pas faire l'objet d'un traitement spécifique. Elles ont été traitées ci-dessus ;

- si ce n'est pas le cas : la cote de vos vidéocassettes ne vous permet pas de différencier les fictions des documentaires (par exemple toutes vos cotes commencent par "V" ou par une mention d'emplacement), peut être avez vous un autre moyen pour les identifier. Par exemples :

5. Ce qu'il reste à faire :

Relancez l'équation de recherche du départ :

Vous obtenez alors le nombre de notices qu'il vous reste à corriger : cette opération peut se faire une à une si ce lot de notices est restreint.

Peut être pouvez vous trouver d'autres équations de recherche qui dans votre base documentaire permettront d'isoler des lots de notices pour lesquels vous pourrez effectuer des changements par lot (par exemple Nature = Dictionnaire, ...)