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Utilitaire GestMmn (Gestion des Mémonotices)

Nous vous conseillons d'imprimer cette documentation

L'utilitaire GESTMMN est nécessaire pour TOUS les envois de données au format MémoNotices
(dont l'extension est *.MMN) diffusés par le CRDP de Poitou-Charentes

1.    Généralités

2.    Installation

3.    Utilisation de GestMmn pour les données reçues par  courrier électronique

4.    Utilisation de GestMmn pour les données reçues par cédérom

5.    Option : Sélectionner « par profil » les fichiers que l’on désire extraire

Comment utiliser votre profil ?

6.    Finir manuellement l'installation de GestMmn

1.    Généralités

GESTMMN est un utilitaire permettant à un utilisateur de BCDI de gérer les envois des données MéMoFiches, MémoDocNet, Basécole, MémoElectre, MémoElectre Plus, Notices Kiosque Onisep, etc. diffusées par le CRDP de Poitou-Charentes.

Le principe en est simple :

Le CRDP de Poitou-Charentes fait parvenir à un utilisateur par cédérom ou par Internet un ou plusieurs fichiers « compressés » (pour limiter la taille du fichier expédié) contenant l’ensemble des données qu’il a acquises (un fichier compressé peut contenir un seul fichier ou plusieurs). Le fichier compressé porte toujours la même « extension » (les trois lettres après le point suivant le nom du fichier) .MMN (par exemple MMF01-06.MMN pour l’envoi 1 des MéMoFiches 2006). L’utilitaire GESTMMN va « gérer » ce fichier compressé : il suffira à l’utilisateur de cliquer sur le nom de ce fichier pour choisir :

- les données qu’il souhaite récupérer (toutes par défaut, par sélection manuelle ou par profil (un profil permet de sélectionner automatiquement les fichiers à extraire) en cas de besoin particulier) ;

- le format de données qui correspondant à sa version de BCDI (format DBF pour BCDI 2, format XML pour les autres versions de BCDI) ;

- de regrouper toutes les données dans un fichier unique (TOUTMMN) ou de les extraire en fichiers séparés.

Les paramètres de GESTMMN sont mémorisés : la première fois qu’on l’utilise, il convient de le paramétrer, les fois suivantes, c’est inutile.


 

2.    Installation

  • Installation par Internet :
  • Cliquer sur Instmmn.exe, puis enregister le fichier sur votre disque dans un répertoire temporaire (c:\TEMP par exemple), ou sur une disquette (si vous voulez aller installer Gestmmn sur une autre machine). Vous devez ensuite double-cliquer sur ce fichier Instmmn.exe pour lancer l'installation.

    Si l’appareil sur lequel vous recevez votre courrier électronique n’est pas celui sur lequel est installé BCDI, il vous suffira de recopier le fichier.MMN reçu par courrier électronique sur une disquette pour le transporter sur l’appareil BCDI (ou en réseau sur la station de travail du documentaliste) et le « traiter » ainsi avec GestMmn qui doit impérativement être installé sur l'ordinateur où vous avez installé votre BCDI.

     

  • Installation par cédérom :

    Cliquer sur le bouton "Installation de GestMmn" qui correspond à votre version de BCDI

  • Un répertoire C:\gestmmn va être créé sur votre disque dur et InstMmn va copier automatiquement dans ce répertoire GestMmn.exe, GestMmn.ini, TestMmn.mmn, Revues.ini, GestMmn.hlp et mmn.reg
  • Si Gestmmn était déjà installé sur votre ordinateur, vous obtiendrez alors la fenêtre suivante :

    vous devez bien sûr répondre Oui pour tous pour que la nouvelle version de GestMmn soit installée.

  • La fenêtre suivante apparaît :

 

  • Vous devez répondre Oui
  • Vous obtenez alors l'écran suivant :

    Nota : un message indiquant que la base de registre n'a pas été mise à jour peut s'afficher à la place du message précédent (c'est que vous n'avez pas suffisamment de droits). Vous devez alors recommencer l'installation de Gestmmn après avoir redémarré votre ordianateur avec des droits d'administrateur.

 

Test du bon fonctionnement de Gestmmn :

  • Au moyen de l'explorateur de Windows, double-cliquez sur le fichier TestMmn.mmn, l'utilitaire Gestmmn doit s'ouvrir automatiquement. Si ce n'est pas le cas, reportez-vous à la rubrique 6. Finir manuellement l'installation de Gestmmn


     


  • Le contenu du fichier TestMmn.Mmn apparaît dans la fenêtre de gauche, il s'agit du fichier « Envoi.tst ».

    CAS 1, vous travaillez avec BCDI 2 :

    • Cochez l’option  "DBF(BCDI2 uniquement)" ;
    • Laissez cochée l’option «Unique (TOUTMMN)», toutes les données décompressées seront regroupées dans un seul fichier qu’il suffira d’insérer dans BCDI 2 ; si vous cochez l’option « Fichiers séparés », vous devrez insérer chaque fichier un à un ;
    • Modifiez la ligne « Répertoire But » pré-remplie avec « c:\bcdicli\temp » par « c:\bcdi\temp ». Vous pouvez l’adapter à vos besoins locaux : si votre BCDI est installé sur un réseau par exemple, cliquez sur le bouton « Répertoire but » et sélectionnez votre répertoire BDCI\TEMP – sur F:, G:, H:, etc. par exemple).

Attention !!! le jour où vous effectuerez votre mise à niveau de BCDI 2 vers une version plus récente de BCDI, vous devrez IMPERATIVEMENT modifier ces paramètres.

CAS 2, vous travaillez avec BCDI 3 :

    • Laissez cochez l’option "XML (BCDI 3, BCDI 2006 ...)"
    • Laissez cochée l’option « Unique (TOUTMMN) », toutes les données décompressées seront regroupées dans un seul fichier qu’il suffira d’importer dans BCDI 3 ; si vous cochez l’option « Fichiers séparés », vous devrez importer chaque fichier un à un.
    • Modifiez la ligne « Répertoire But » pré-remplie avec « c:\bcdicli\temp » par « c:\bcdi3\temp ». Vous pouvez l’adapter à vos besoins locaux : si votre BCDI3 est installé sur un réseau par exemple, cliquez sur le bouton « Répertoire but » et sélectionnez votre répertoire BDCI3\TEMP – sur F:, G:, H:, etc. par exemple).

     

    Attention !!! le jour où vous effectuerez votre mise à niveau de BCDI 2 vers une version plus récente de BCDI, vous devrez IMPERATIVEMENT modifier ces paramètres.

CAS 3, vous travaillez avec l'abonnement BCDI  :

    • Laissez cochez l’option "XML (BCDI 3, BCDI 2006 ...)"
    • Laissez cochée l’option « Unique (TOUTMMN) », toutes les données décompressées seront regroupées dans un seul fichier qu’il suffira d’importer dans BCDI ; si vous cochez l’option « Fichiers séparés », vous devrez importer chaque fichier un à un.
    • Dans la ligne en face de « Répertoire but »:
      • laissez « C:\BCDICLI\TEMP » si vous vous trouvez physiquement sur un client BCDI,

      ou cliquez sur le bouton « Répertoire but » et sélectionnez le répertoire TEMP de votre répertoire BCDI (sur C : s’il est installé en local ou F :, G: etc. s’il est installé en réseau) ;

      • modifiez par « C:\BCDISERV\TEMP » si vous vous trouvez physiquement sur la machine serveur.

       

  • Cliquez sur "Quitter " (bouton en haut à gauche de l'écran) : vos paramètres sont enregistrés automatiquement : la prochaine fois que vous ouvrirez GestMmn, ils seront pris en compte.

 

3.    Utilisation de GestMmn pour les données reçues par  courrier électronique

Vous venez de recevoir – via internet – un fichier joint avec une extension MMN, double-cliquez sur le nom de ce fichier, GestMmn se lance, affichant le contenu de ce fichier MMN :


 


Si vous souhaitez insérer l'ensemble des fichiers indiqués dans la colonne de gauche (c'est très souvent le cas des données envoyées par internet), cliquez sur le bouton " Tout "  qui permet, de sélectionner tous les fichiers en une seule fois.

Cliquez alors sur le bouton « Ok » qui est devenu accessible.


 


Un rapport s’affiche, vous indiquant « en clair »  le travail effectué.

Appuyez alors sur le bouton " Quitter " ; puis lancer BCDI :

  • vous possédez BCDI 2 : sélectionner le menu  "Insérer Mémonotices"
  • vous possédez BCDI 3 : sélectionner le menu  "Importer Mémonotices "
  • vous possédez l'abonnement BCDI : sélectionner le menu  "Gestion du fonds, Importation de Notices, Au format MémoNotices"

Si vous ne souhaitez pas insérer tous les fichiers de la colonne de gauche, reportez-vous à la procédure cédérom indiquée ci-dessous.

4.    Utilisation de GestMmn pour les données reçues par cédérom

Vous venez de recevoir sur cédérom un fichier avec une extension MMN. Double-cliquez sur l'icone du fichier du mois qui vous intéresse ;

GestMmn se lance alors automatiquement, affichant le contenu de ce fichier MMN :


 


Pour sélectionner les fichiers indiqués dans la colonne de gauche, vous pouvez :

  • SOIT double cliquer sur un nom de fichier (ce fichier est « transporté » de la fenêtre de gauche dans la fenêtre de droite, il est donc sélectionné) ;
  • SOIT cliquer sur un nom de fichier en maintenant pressé le bouton gauche de la souris et en faisant glisser vers le bas ou le haut le pointeur de la souris, vous « balayez » plusieurs fichiers qui apparaissent en inversion vidéo, relâchez alors le bouton de la souris et cliquez sur le bouton « Prendre » : tous les fichiers en inversion vidéo sont « transportés » de la fenêtre de gauche dans la fenêtre de droite ;
  • SOIT cliquer sur un nom de fichier en maintenant pressée la touche « Ctrl » de votre clavier (le nom du fichier apparaît en inversion vidéo), puis cliquer sur un autre titre (qui apparaît alors aussi en inversion vidéo) etc., et lorsque tous vos fichiers sont sélectionnés (en inversion vidéo), cliquez sur le bouton « Prendre » : tous les fichiers en inversion vidéo sont « transportés » de la fenêtre de gauche dans la fenêtre de droite ;

Remarquez le bouton « Tout » qui permet, de sélectionner tous les fichiers en une seule fois.

Pour « désélectionner » (corriger votre sélection), utilisez les mêmes possibilités (double-clic, etc.) depuis la fenêtre de droite (les fichiers sont « transportés » de la fenêtre de droite dans la fenêtre de gauche).


 


Cliquez alors sur le bouton « Ok » devenu accessible.


 


Un rapport s’affiche, vous indiquant « en clair »  le travail effectué.

Appuyez alors sur le bouton " Quitter " ; puis lancer BCDI :

  • vous possédez BCDI 2 : sélectionner le menu  "Insérer Mémonotices"
  • vous possédez BCDI 3 : sélectionner le menu  "Importer Mémonotices "
  • vous possédez l'abonnement BCDI : sélectionner le menu  "Gestion du fonds, Importation de Notices, Au format MémoNotices"

 

5.    Option : Sélectionner « par profil » les fichiers que l’on désire extraire

Dans le répertoire c:\gestmn (voir chapitre I. Installation), un fichier « Revues.ini » a été copié, il s’agit de la liste des noms des fichiers MéMoFiches et « en clair » le nom des revues auxquelles ils correspondent :

(à titre d’exemple, début de ce fichier).

[REVUES]

60MILDEC=60 millions de consommateurs hors-série découverte

60MILEXP=60 millions de consommateurs hors-série expert

60MILLIO=60 millions de consommateurs

ACTICE=AC-TICE ACTICOM=Action commerciale

ALTERECO=Alternatives économiques

ALTERHS=Alternatives économiques hors-série

ALTERIHS=Alternatives internationales hors-série

ALTERINT=Alternatives internationales

APREDEM=Après-demain

ARGOS=Argos

ARKEO=Arkéo junior

BOUQUINE=Je bouquine

BT=BT

BT2NS=BT2. Nouvelle série

BTJ=BTJ

BXARTS=Beaux-arts magazine

CAHCINE=Cahiers du cinéma

CAHIERFR=Les Cahiers français

CAHPEDAG=Cahiers pédagogiques

Nota : chaque année, le CRDP de Poitou-Charentes vous propose un nouveau fichier Revues.ini prenant en compte d’éventuelles modifications (ajout ou suppression de revues).

Vous allez pouvoir, grâce à ce fichier, automatiser la sélection des fichiers à extraire du fichier MMN que vous recevez :

  • lancez GestMmn ;
  • cliquez sur l’onglet,  « Profil » à gauche de l'onglet "Décompresssion" (pas sur le bouton qui porte le même nom…), c’est à dire tout en haut de GestMmn, une fenêtre s’ouvre :


 


  • le contenu du fichier Revues.ini s’affiche dans la liste de gauche ;

    Pour sélectionner, vous pouvez :

  • SOIT double cliquer sur un nom de fichier (ce fichier est « transporté » de la fenêtre de gauche dans la fenêtre de droite, il est donc sélectionné) ;
  • SOIT cliquer sur un nom de fichier en maintenant pressé le bouton gauche de la souris et en faisant glisser vers le bas ou le haut le pointeur de la souris, vous « balayez » plusieurs fichiers qui apparaissent en inversion vidéo, relâchez alors le bouton de la souris et cliquez sur le bouton « Prendre » : tous les fichiers en inversion vidéo sont « transportés » de la fenêtre de gauche dans la fenêtre de droite ;
  • SOIT cliquer sur un nom de fichier en maintenant pressée la touche « Ctrl » de votre clavier (le nom du fichier apparaît en inversion vidéo), puis cliquer sur un autre titre (qui apparaît alors aussi en inversion vidéo) etc., et lorsque tous vos fichiers sont sélectionnés (en inversion vidéo), cliquez sur le bouton « Prendre » : tous les fichiers en inversion vidéo sont « transportés » de la fenêtre de gauche dans la fenêtre de droite ;

Remarquez le bouton « Tout » qui permet, de sélectionner tous les fichiers en une seule fois.

Pour « désélectionner » (corriger votre sélection), utilisez les mêmes possibilités (double-clic, etc.) depuis la fenêtre de droite (les fichiers sont « transportés » de la fenêtre de droite dans la fenêtre de gauche).


 


Votre sélection terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » : votre « Profil » est paramétré (si vous cherchez à quitter GestMmn sans sauvegarder votre profil, un message vous en avertit).

Cliquez ensuite sur l’onglet « Décompression ».

Comment utiliser votre profil ?

Lorsque vous recevrez un fichier MMN et que vous double-cliquerez sur son nom, GestMmn s’ouvrira, affichant la liste des fichiers contenus dans le fichier ayant une extension MMN.

Cliquez sur le bouton « Profil -> » (pas sur l’onglet portant le même nom…), les fichiers correspondant à votre sélection par profil (s’ils sont présents dans le fichier d’envoi) seront automatiquement sélectionnés (ils seront affichés dans la liste de droite), il ne vous restera plus qu’à cliquer sur « Ok ».

6.    Finir manuellement l'installation de GestMmn

Vous devez compléter l’installation pour automatiser le traitement des fichiers MMN :

-          Au moyen de l'explorateur de Windows, double-cliquez sur le fichier TestMmn.mmn, une fenêtre Windows s’ouvre :


 

-          Cliquez sur le bouton « Autre », une autre fenêtre s’ouvre :


 


-          Double-cliquez sur le nom « GestMmn.exe » (selon vos paramètres d’affichage, seul le nom « GestMmn » peut apparaître), vous retrouvez la première fenêtre : 


 


-          Dans la ligne « Description des fichiers ‘mmn’ » (sous Windows 2000, ceci n'est pas proposé), tapez « Fichiers MMN » ;

-          ATTENTION !!! si l’option « Toujours utiliser ce programme pour ouvrir ce fichier » n’est pas cochée, cochez-la ;

-            Cliquez sur le bouton « Ok », GestMMN se lance :


 


 
 
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